Niszczenie dokumentów – na czym polega cały proces?
Każde przedsiębiorstwo czy instytucja w ciągu swojego funkcjonowania generuje ogromną ilość dokumentacji. Odpowiednie zarządzanie tymi dokumentami, w tym również ich niszczenie, jest kluczowe dla zachowania przejrzystości, porządku i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Jak więc przebiega proces niszczenia dokumentów i dlaczego jest on tak istotny?
Wydzielenie dokumentacji, której okres przechowywania upłynął
Pierwszym etapem procesu jest identyfikacja dokumentów, które przestały być nam potrzebne. Każda firma powinna posiadać wewnętrzną politykę dotyczącą przechowywania i archiwizowania dokumentacji. W wielu przypadkach przechowywanie dokumentów jest regulowane prawem i określone są minimalne ramy czasowe na ich przechowywanie. Po upływie tego czasu, dokumenty można bezpiecznie niszczyć.
Separacja dokumentacji pod nadzorem archiwów państwowych
W przypadku instytucji, które są pod nadzorem archiwów państwowych, kluczowe jest oddzielenie dokumentacji podlegającej ekspertyzie (kategorii BE) od tej przeznaczonej do niszczenia. Dokumentacja kategorii BE to taka, która ma szczególną wartość archiwalną i nie może być zniszczona, a kategorią B określa się dokumenty, których termin przechowywania upłynął.
Przygotowanie spisu dokumentacji brakowanej
Zanim przystąpimy do fizycznego niszczenia dokumentów, niezbędne jest stworzenie dokładnego spisu dokumentacji, która ma zostać zniszczona. Spis ten powinien zawierać informacje takie jak rodzaj dokumentu, data jego powstania czy okres przechowywania. Pozwoli to na zachowanie transparentności procesu oraz na ewentualne późniejsze weryfikacje.
Składanie wniosków do archiwum państwowego
Jeśli dana firma czy instytucja jest objęta nadzorem archiwalnym, niszczenie dokumentów wymaga formalnej zgody. Aby ją uzyskać, konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku do właściwego archiwum państwowego. Wniosek ten powinien zawierać m.in. spis dokumentacji do zniszczenia oraz uzasadnienie, dlaczego dana dokumentacja nie jest już potrzebna.
Uzyskanie zgody na zniszczenie dokumentacji
Kolejnym etapem jest oczekiwanie na formalną zgodę na niszczenie dokumentacji. Bez tej zgody, nawet jeśli dokumenty przestały być nam potrzebne, nie możemy ich niszczyć.
Fizyczne zniszczenie dokumentów
Po uzyskaniu wszelkich niezbędnych zgód, przystępujemy do fizycznego niszczenia dokumentów. Istnieje wiele metod niszczenia, począwszy od tradycyjnych niszczarek do bardziej zaawansowanych metod, takich jak zastosowanie środków chemicznych. Ważne jest, aby wybrać metodę, która zapewni całkowite zniszczenie dokumentacji, nie pozostawiając możliwości jej odtworzenia.
Sporządzenie protokołu i certyfikatu niszczenia
Ostatnim etapem procesu jest sporządzenie protokołu niszczenia, który potwierdza, że dokumenty zostały zniszczone zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami. W niektórych przypadkach, firmy mogą również otrzymać certyfikat niszczenia, który jest dodatkowym potwierdzeniem prawidłowości przeprowadzonego procesu.
